傳統的會議組織都會涉及會前準備、會中研討、會后匯總等繁瑣的工作。加之企業的特殊性質，很多會議涉及不同等級的資料保密。目前，公司各類會議均采用傳統的組織方式，所以存在會前紙質資料與銘牌準備過程繁瑣、工作量大且缺乏應變能力；會場排位手工管理、機動性差、效率低；演講信息集中于傳統大屏幕，距離遠者觀看困難，且不便實時交互；會議中資料修改情況難以記錄，討論過程無法保存；與會人員與服務人員間溝通不暢；紙質材料可能導致泄密，安全無法保障，對高端機密會議造成嚴重威脅，可能導致重大損失等等問題。隨著信息化會議時代的來臨，對智能會議需求不斷提高，網絡的應用、輕薄高清顯示設備面世、觸摸技術的不斷提高等使智能化會議普及成為了可能。
同時，會議資料管理還處在傳統的文檔管理方式。會議資料打印成冊，既浪費了人力、財力，又增加了內部會議資料泄露的風險。無紙化會議管理系統的建設可提高自動化辦公效率，實現無紙化會議、無紙化案件討論，可降低行政辦公費用，提高協同辦公效率。
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1.具體功能
實現會議管理的主體功能：包括會前準備（具備多會議管理功能）、會議主持（每臺客戶端均可作為支持機、具有強切功能）、會中簽到（以會議桌模擬圖指示燈顯示簽到狀態）、資料共享（多種格式文檔）、電子白板、信息互動、后臺管理、支持遠景多系統終端交互, 平板及手機用戶可以在較遠的座位上本地化觀看大屏幕的內容,靈活性強. 支持ios、Android系統的手機、平板掃描二維碼投影隨時參與會議等功能。
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所有功能按照以下原則設計、實施：
1.1. 實用性和先進性
采用先進成熟的技術，滿足舉行各類型會議和活動的使用要求，并兼顧其它相關的管理要求，使系統在相當一段時期內保持技術的先進性，并能適應未來發展的需要。采用先進的系統架構體系、軟硬件和通訊技術設備，做到配置和技術應用的先進。
1.2. 安全可靠性
保證系統安全穩定運行，音頻系統設備必須具有高可靠性，避免發生故障。在采用硬件備份、冗余等可靠性技術的基礎上，采用相關的中央控制系統技術提供較強的管理機制、控制手段、故障監控等技術措施，以提高整個系統的安全可靠性。
1.3. 靈活性和擴展性
為適應音頻系統技術和設備的不斷更新與發展，系統具有良好的靈活性和可擴展性，能夠根據不同使用需要，兼容不斷更新設備及技術功能，方便擴展。同時具備支持多種通信媒體、多種物理接口的能力，提供技術升級、設備更新的靈活性。軟硬件符合行業標準，并且系統的設備選型和設計容量完全滿足整個公司的以后發展對系統擴展的需要。
1.4. 互連性
具備與多種影音、控制、會議系統及計算機系統互連互通的特性，確保系統作用可以充分發揮。
1.5. 經濟性
完成后的系統應以較少的人員投入來維持運轉，提供系統的高效能與高效益。
1.6. 可管理性
采用智能化可管理的設備、先進的中央控制系統管理軟件。能夠實現監控、檢測整個系統的運行情況，可以迅速確定系統故障，提高系統的運行性能、可靠性，簡化系統的維修工作，為系統的使用和管理提供必要的保障。
1.7. 系統的安全性和保密性
系統在網絡安全、及時修復等方面具有可靠的保障措施，確保系統數據的安全性和系統運行的安全性。
1.8. 可用性
保證7*24小時不間斷連續運行，防止系統崩潰。
1.9. 用戶使用體驗
1.10. 該系統需要滿足不同層級人員的使用習慣，滿足對電子類產品不同使用熟練程度的用戶使用需求。
1.11. 系統的擴展性
系統軟件和硬件方面均具備較好的擴充性，軟件方面能夠支持多種操作系統的使用。硬件方面支持以后便捷的進行功能擴展或設備級聯，支持標準線纜或通訊設備的使用。
1.12. 與其他系統集成
開放系統接口，與現有的辦公系統或其他多媒體系統進行集成。
1.13. 用戶使用培訓
為了能夠更好的發揮該系統的特點，需要對使用會議系統的人員、會場外服務人員、技術人員做細致的培訓。提高服務質量并且能夠快速處理系統故障保障會議順利召開。
1.14. 全數字全網絡化架構，布線簡介，維護方便
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主要功能介紹：
會前準備（會議管理者登陸后臺管理界面后進行，需用戶名和密碼）
Ø 多會議室定義 編輯及分組會議室
l 可以任意合并和拆分多個會議室
l 可以定義每個會議室使用的投影儀、服務臺
Ø 多會議預設 預設多次會議
l 預設多次會議信息，為每次會議設置不同的參會人員、會議資料等
l 支持不同會議之間的會議信息克隆
Ø 會議安排 將不同會議安排在不同會議室的不同時間段
l 支持會議室資源管理
l 支持按照會議安排表自動切換會議
Ø 系統設置
l 設置網上瀏覽的主頁
l 設置網絡中控的主頁
l 設置網絡代理
Ø 會議概況 編輯及設置會議基本信息
l 設置會議主題、主持人、會議秘書、會議服務、會議時間、會議地點。
l 設置會議權限、會議室布局圖等
Ø 文件分發 上傳會議文件
l 編輯文件分類（上傳PDFPPTWord文檔）
l 編輯會議文件列表（對應每種會議文件格式的列表）
l 設置每一個文件對每一位與會者的查看權限（可設置禁止閱讀）
Ø 投票設置 設置及管理會議投票
l 編輯會議投票標題、選項、說明、類型
l 設置每個投票的權限
l 控制投票的起訖時間
l 支持投票信息的導入和導出
Ø 首頁設置 設置開機歡迎界面
自定義背景圖片
l 設置會議主題、座位、姓名、職務等信息的顯示方式（字型字號字的顏色及布局）
l 保存設置后實時生效
Ø 人名屏設置 編輯外側屏的顯示內容（只適用于雙面屏產品）
l 設置顯示內容（會議名稱或單位、人名、職稱、職務）的字型字號字的顏色
l 設置顯示內容的整體布局
l 設置背景圖片
Ø 視頻管理 配置視頻直播、點播
l 上傳視頻文件
l 配置流媒體源
會中功能
Ø 會議簽到 參會人員簽到（后臺可設置免簽到）。
l 一鍵觸摸，快速簽到，后臺自動記錄簽到狀態。
l 簽到后，參會者可以觀看基本會議概況內容
l 簽到狀態統計結果可直接導出為excel文件。.png)
Ø 參會人員 顯示參會人員的基本信息
l 以排位圖的形式顯示與會者人員的座次,該排位圖與會議室外門牌圖相對應.
l 以列表的形式顯示與會者人員的坐席號、姓名、單位、職位、簽到時間
l 支持與會者列表信息的導入導出（Excel格式）.png)
Ø 會議文件 顯示并打開管理員分發的會議文件
l 支持文件分類(wordExcelPPTPDF 等)
l 支持權限控制
l 支持各種辦公文件格式.png)
Ø 同步現場 支持打開文檔并同步共享演示文檔
l 支持打開并查看文檔
l 支持在線修改文檔
l 支持批注文檔并保存
l 支持共享演示文檔到其他終端
l 支持共享演示文檔到投影儀
Ø 會議記錄 會議過程隨手筆記
l 支持格式化編輯（Word格式）
l 支持導出到U盤
l 支持上傳到服務器
l 支持手寫、無線鍵盤、手寫板書寫多種形式
Ø 電子白板 可在模擬白板上進行手寫演示，使會議變得形象生動
l 支持鉛筆、直線、矩形、圓形、橢圓形、文本、圖片等工具
l 支持更換畫筆粗細、畫筆顏色、文字字號等
l 支持多人同時共享在同一白板上書畫
l 所以圖像都保存為矢量圖，所有比劃步驟都支持單步撤銷
l 支持白板存檔、載入，支持將白板內容同步到投影儀.png)
Ø 交流提示 支持與會者之間實時交流
l 支持單選、多選收件人
l 支持發送、接收信息的實時顯示
l 支持消息回復、公告發布
l 支持所有信息的記錄存檔
Ø 網頁瀏覽 瀏覽以太網
l 支持輸入HTTP地址瀏覽網頁
l 支持登陸辦公系統
l 支持登陸郵箱
Ø 個人資料 可以導入本地私有文件
l U盤等移動設備導入到本地終端
l 不共享、安全性好
l 會后自動刪除
Ø 會議投票 提供會議現場的投票表決功能
l 支持投票列表、投票說明描述
l 投票形式支持自定義（多選一，多選多）。
l 支持多種投票模式（記名/匿名/棄權）。
l 投票結果自動統計、圖形化顯示。
l 支持投票權限控制、投票結果查看權限控制
Ø 視頻服務 播放視頻文件、直播源
l 支持播放服務器上的視頻文件
l 支持播放流媒體視頻源（例如：本地攝像頭視頻、遠程視頻、DVD等）
l 支持浮動放大全屏、四畫面及浮動窗口觀看
Ø PC模式 把無紙化終端作為普通PC電腦使用(支持同步共享桌面)
Ø 主持功能 主席機特有
l 支持對代表席功能的控制
l 支持鎖定代表席的桌面
l 控制交流提示權限
l 支持對客戶端強切執行同步文件
Ø 中控功能 操作接入中控的設備
l 直接控制終端升降、開關機
l 支持升降器控制、燈光控制、空調控制、窗簾控制等（需要接第三方網絡中控）
會后歸檔
Ø 會議歸檔 會議過程文件打包備案保存
l 可選需要保存的內容
l 可保存為文件夾目錄
l 可保存為壓縮包
附加功能
Ø 外接電腦演示支持
l 支持外接PC電腦
l 外接PC電腦可以共享桌面到每個無紙化終端
l 外接PC電腦可以共享桌面到投影儀
l 只需外接電腦連入無紙化系統的局域網并運行配套的綠色軟件即可
Ø 移動式平板集中控制
l 9.7寸電容式觸摸屏,雙核，16G內存, 支持藍牙l WI-FI無線技術l Wi-Fi功能支持802.11 a/b/g協議；
l 長效鋰電池， 在50%亮度下維持時間不小于5小時,帶充電器連接線等附件；
l 可實現對無紙化一體機升降的控制等功能；
l 可分組控制、集中控制升降器
l 可單獨或統一控制終端的開關機
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Ø 會議信息門牌顯示
l 便于與會者會前在會議室門外查看會議相關信息及確認自己座位號
l 已簽到與會者桌位模擬圖座位燈變綠色，未簽到為灰色
l 屏幕右側區域顯示相關會議信息
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